Die Mediation kennt als flexibles und anpassbares Verfahren keinen starren Aufbau. Im Grundsatz lassen sich gleichwohl fünf Phasen unterscheiden:
Phase I legt mit der Herstellung einer konstruktiven Arbeitsatmosphäre den Grundstein für die weitere Zusammenarbeit. Sie beinhaltet die Erklärung und Dokumentation der Charakteristika des Mediationsverfahrens sowie dessen Regeln durch den Mediator und ggf. die Unterzeichnung einer Mediationsvereinbarung.
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In dieser Phase stellen die Parteien ihre Sichtweisen des Konflikts dar, aus deren Zusammenfassung der Mediator ein gemeinsames Verständnis der zu behandelnden Punkte in Form einer Themensammlung entwickelt.
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Als Kernstück der Mediation dient Phase III der sog. Konflikterhellung und Interessenerarbeitung. Hierbei werden die ggf. starren Positionen der Parteien verlassen und die für die Parteien im Einzelnen relevanten Interessen systematisch erforscht. Die Offenlegung der Beweggründe intensiviert das gegenseitige Verständnis.
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Diese zweistufig verlaufende Phase beginnt mit der Generierung von Lösungsoptionen auf der Grundlage der zuvor gesammelten Interessen im Rahmen eines Brainstorming. Im zweiten Teil der Phase IV werden die so gesammelten Lösungsansätze bewertet und zu einem Lösungspaket weiter entwickelt.
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Phase V widmet sich der präzisen Definition der in Phase IV gefundenen Einigung, der rechtlichen Gestaltung in Form einer Vereinbarung sowie der Planung der Implementierung und Nachhaltigkeit der erarbeiteten Ergebnisse. Das Lösungspaket wird als Resultat (schriftlich) ausformuliert und angenommen und gegebenenfalls unterzeichnet.
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